sujet

Zpracování osobních údajů obchodních partnerů

Informace o zpracování osobních údajů zákazníků / obchodních partnerů v souvislosti s prodejem zboží a poskytováním služeb a případnými marketingovými aktivitami společnosti

1. Činnost společnosti SWARCO TRAFFIC CZ s.r.o.

1.1 Předmětem podnikání společnosti SWARCO TRAFFIC CZ s.r.o., IČ: 25680595, se sídlem Pod višňovkou 1661/37, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, pod spisovou značkou 60652 (dále jen „SWARCO“) je především provádění staveb, jejich změn a odstraňování, projektová činnost ve výstavbě, montáž, opravy, revize a zkoušky elektrických zařízení, výroba, instalace, opravy elektrických strojů a přístrojů, elektronických a telekomunikačních zařízení.

1.2 Nedílnou součástí podnikatelské činnosti je i marketingová činnost na propagaci společnosti a jejího zboží a zlepšování služeb zákazníků / smluvních partnerů v rámci, níž dochází i ke zpracování osobních údajů zákazníků a kontaktních údajů smluvních partnerů.

2. Správce nebo zpracovatel?

2.1 Společnost SWARCO je správcem osobních údajů. Společnost SWARCO je dále v textu uváděna i jako „naše společnost“ nebo „my“.

2.2 Naše společnost informuje, že není povinna mít ustanoveného pověřence pro ochranu osobních ve smyslu GDPR nařízení. V případě, že potřeba jeho ustanovení vznikne, bude o tom včas informovat své zákazníky a obchodní partnery

2.3 Dotazy ke zpracování Vašich osobních údajů adresujte na kontaktní údaje na adresu: sekretariat.stcz@swarco.com, případně na adresu sídla společnosti SWARCO.

3. Co musíme splnit, abychom mohli Vaše údaje zpracovávat?

3.1 Naše společnost jako správce osobních údajů je povinna při zpracování osobních údajů dodržovat povinnosti vyplývající z Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) a dále ze zákona o zpracování osobních údajů (dále jen „platné právní předpisy“). Naše společnost pravidelně kontroluje soulad svých postupů s platnými právními předpisy a přistupuje odpovědně k plnění těchto povinností, s důrazem na zachování soukromí fyzických osob a ochrany jejich údajů. Nezbytnou ochranu přitom zajišťuje i u třetích spolupracujících osob, které v souvislosti se zpracováním osobních údajů vystupují, nebo mohou vystupovat jako správci osobních údajů, nebo jejich další správci.

4. Jaké o Vás zpracováváme údaje a k jakým účelům?

4.1 Základní kontaktní osobní údaje a smluvní údaje našich zákazníků, smluvních partnerů a potencionálních zákazníků, jsou zpracovávány za účelem vedení smluvního vztahu a plnění závazků z obchodního vztahu plynoucí.

4.2 Osobní údaje jsou dále zpracovávány za účelem plnění zákonných povinností zejména daňových povinností, povinností vůči ostatním správním či soudním úřadům, vůči kontrolním úřadům apod.

4.3 Osobní údaje jsou rovněž zpracovávány na základě oprávněného zájmu naší společnosti, zejména v souvislosti s vymáháním oprávněných nároků naší společnosti, podporou podnikatelských aktivit, marketingu, správy obchodních vztahů v rámci skupiny SWARCO, jíž je naše společnost součástí.

4.4 Naše společnost zpracovává osobní údaje smluvních partnerů a zákazníků konkrétně k následujícím účelům:

a) jednání o uzavření nebo změně smlouvy,

b) plnění smlouvy a poskytování služeb,

c) plnění zákonem uložených povinností v souvislosti s danou smlouvou, pokud právní předpisy plnění takovéto povinnosti předpokládají

d) vyúčtování smluvních nároků a plnění platebních povinností

e) plnění účetních a daňových povinností

f) vymáhání pohledávek a uplatňování jiných nároků prostřednictvím soudů či jiných nezávislých institucí

g) hodnocení platební schopnosti zákazníků,

h) základního kontaktování zákazníka

i) nabízení obdobných produktů a služeb,

j) marketingové aktivity, zejména vedení zákaznické evidence, marketingové průzkumy, průzkumy spokojenosti zákazníků a obchodních partnerů

4.5 Osobní údaje potencionálních zákazníků či obchodních partnerů jsou zpracovávány za účelem budoucího uzavření smluvního vztahu a prodeje zboží či služeb naší společností.

4.6 Naše společnost jako správce osobních údajů vede elektronickou databázi (CRM systém), ve které eviduje základní osobní a kontaktní údaje zákazníků / obchodních partnerů, nebo potenciálních zákazníků, vyhodnocuje jejich nákupní chování za účelem poskytování individualizovaných nabídek na odběr výrobků a služeb.

4.7 Osobní údaje zákazníků, obchodních partnerů a potencionálních obchodních partnerů jsou v rámci CRM systému zpracovávány v následujícím rozsahu:

- identifikační údaje: jméno, příjmení,

- kontaktní údaje: adresa trvalého bydliště / sídla společnosti, místa podnikání, korespondenční adresa, telefon, e-mailová adresa

- další osobní údaje: číslo bankovního spojení, IČ, DIČ

4.8 U právnických osob či podnikajících fyzických osob jsou zpracovávány tyto údaje:

- identifikační údaje: název firmy, jméno, příjmení, datum narození, popř. rodné číslo, slouží-li jako identifikátor v rámci DIČ, IČ, sídlo, místo podnikání

- kontaktní údaje: korespondenční adresa, telefon, e-mailová adresa

- další osobní údaje: číslo bankovního spojení, jméno a příjmení kontaktní osoby/ obchodního zástupce a její telefonní číslo, e-mailová nebo jiná kontaktní adresa, pracovní pozice

5. Jak se dostávají údaje do naší databáze?

5.1 Nové údaje do naší databáze (CRM systému) získáváme přímo od našich zákazníků / smluvních partnerů.

5.2 Do naší zákaznické databáze vkládáme údaje

a) získané z uzavřených smluv (kde je naše společnost smluvní stranou smlouvy)

b) získané přímo od zákazníků

c) získané případně přímo od potenciálních smluvních partnerů s jejich souhlasem – zejména při žádosti o zpracování nabídky obchodu nebo služby (ať už činností obchodních zástupců při jejich návštěvách, při výstavách, nebo na základě e-mailové nebo telefonické poptávky zákazníků či obchodních partnerů).

6. Které osoby mají přístup k Vašim osobním údajům, komu je předáváme?

6.1 Všechny osobní údaje zpracovává naše společnost jako správce.

6.2 S ohledem na nezbytnou spolupráci a synergie v rámci skupiny SWARCO a na sdílené řídící systémy jsou osobní údaje zákazníků / obchodních partnerů zpřístupněny také mateřské společnosti naší společnosti, popř. jiným společnostem skupiny SWARCO.

6.3 Zákaznická databáze není sdílena s dalším správcem osobních údajů.

6.4 Omezeně můžeme sdílet zpracovávané osobní údaje se zpracovateli, kteří pro nás zajišťují některé činnosti, jako je

- zpracování účetní a daňové agendy

- poskytování fakturačních služeb

- advokátní kanceláře

- systémová podpora ze strany mateřské společnosti, nebo jiné koncernové společnosti

- podpora při marketingových aktivitách (rozeslání listovních zásilek, rozesílání hromadných mailingových nabídek, včetně nabídek zasílaných elektronickou poštou, průzkum spokojenosti zákazníků či trhu, správu zákaznické telefonické a emailové linky, vyhodnocení nákupního chování a obdobné marketingové aktivity)

6.5 Kontaktní údaje zákazníků / smluvních partnerů dále můžeme v omezeném rozsahu sdílet se společnostmi, které pro nás zajišťují dopravu, skladování či kontrolu prodávaného zboží, svoz a likvidaci nespotřebovaného prodávaného zboží a obalů, příp. smluvní pojišťovně, a to jen v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu.

6.6 IT služby související se zpracováním údajů zajišťujeme prostřednictvím externí společnosti s ohledem na maximální ochranu dat a Vašeho soukromí. K osobním údajům mohou mít přístup tyto společnosti s tím, že osobní údaje jsou zpracovávány na území EU, za účelem zálohování a archivace dat, a zajištění funkčnosti a inovací systému IT využívaného ve společnosti.

6.7 Zpracování osobních údajů mohou pro naši společnost provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.

6.8 Osobní údaje mohou být zpřístupňovány v souvislosti s plněním zákonných povinností v rámci poskytované součinnosti správních úřadů, zejména orgánů činných v trestním řízení, kontrolních úřadů, dále soudů, exekutorů, insolvenčních správců apod., vždy pouze v rozsahu stanoveném zákonem a na základě jejich legitimní výzvy.

7. Jak dlouho je uchováváme?

7.1 Údaje smluvních partnerů v databázi uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu k tomu, abychom mohli plnit smlouvu a z ní vyplývající smluvní povinnosti a vykonávat z ní vyplývající práva. Pro účely plnění smlouvy můžeme potřebné osobní údaje zpracovávat i bez souhlasu subjektu údajů.

Pro potřeby archivace a plnění zákonných archivačních a kontrolních povinností a vymáhání oprávněných nároků naší společnosti, uchováváme osobní údaje subjektů údajů minimálně dalších 10 let po zániku smluvního vztahu. Je-li právními předpisy stanovena kratší lhůta pro plnění archivačních povinností, nebo kontrolních povinností zejména ve vztahu k finančnímu úřadu, jsou údaje uchovávány po tuto kratší, právními předpisy stanovenou dobu.

7.2 Údaje, které získáme s Vaším souhlasem nebo které jsou vedeny v CRM systému, zpracováváme po dobu trvání smlouvy/ souhlasu. V případě odvolání Vaše souhlasu jsou osobní údaje uchovávány a zpracovávány i nadále, je-li to nezbytné k účinnému vymáhání oprávněných nároků smluvních stran, nebo vyplývá-li takováto povinnost z právních předpisů.

7.3 Pomine-li účel zpracování, jsou veškerá data subjektů údajů, resp. data, která sloužila k danému účelu z naší databáze vymazána.

8. Jaká jsou práva fyzických osob při zpracování jejich osobních údajů?

8.1 Fyzická osoba, která je subjektem údajů, které zpracováváme, má právo na:

a) přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR

b) na opravu nesprávných osobních údajů dle čl. 16 GDPR

c) požadovat výmaz Vašich osobních údajů dle čl. 17 GDPR

d) vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR

e) právo na omezené zpracování dle čl. 18 GDPR

f) na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy dle čl. 20 GDPR

g) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – bližší informace na www.uoou.cz pro případ, že by její práva vyplývající z platných právních předpisů byla porušena.

8.2 V případě jakýchkoliv dotazů či požadavku na vysvětlení týkajícího se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu sekretariat.stcz@swarco.com nebo telefonicky +420 241441024.

9. Důsledky neposkytnutí osobních údajů

9.1 Neposkytnutí osobních údajů má za následek nemožnost uzavření smluvního vztahu a z toho plynoucí nemožnost plnění smluvních povinností. Souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li tento poskytnut z Vaší strany, může být kdykoli bezplatně odvolán na e-mailovou adresu sekretariat.stcz@swarco.com, nebo telefonní číslo +420 241441024 případně písemně na adresu naší společnosti.

9.2 Je-li odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů v souvislosti s marketingovými aktivitami naší společnosti, bude okamžikem jeho odvolání ukončeno poskytování služeb či výhod, pro které byl daný souhlas poskytnut.

10. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám se sídlem mimo Evropskou unii.